Goed digitaal informatiebeheer is een zaak van lange adem
Het rapport 'Wel digitaal, nog niet duurzaam' over het digitaal informatiebeheer bij de departementen is door de minister aangeboden aan de Tweede Kamer. Dit rapport is een vervolg op het rapport 'Duurzaam duurt het langst' van de Erfgoedinspectie, waarvan de inspecties vier jaar geleden zijn uitgevoerd.
Het beeld is positiever dan vier jaar geleden. Inmiddels hebben alle departementen digitaal informatiebeheer ingevoerd. Hiermee is aan de aanwas van papieren archief bijna een einde gekomen.
Er zijn ook nog serieuze tekortkomingen. Zo wordt veel digitale informatie opgeslagen buiten systemen, of in systemen die daar niet geschikt voor zijn. Het risico bestaat dat informatie niet meer terug te vinden of te interpreteren is, waardoor het archief onvoldoende geschikt is om verantwoording af te leggen. De Erfgoedinspectie concludeert ook dat een samenhangende visie op het duurzaam toegankelijk beheer van de departementen ontbreekt. Deze is gewenst, gezien de digitale ontwikkelingen op diverse informatiegebieden zoals de Wet digitale Overheid, de mogelijke verruiming van de openbaarheidsregels en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Aanbevelingen
Goed digitaal informatiebeheer blijkt een zaak van lange adem te zijn. De Erfgoedinspectie doet daarom in ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’ twee aanbevelingen aan de ministers van Basis- Voortgezet Onderwijs en Media en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties:
- Kom tot een samenhangende visie op het belang en de rol van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie gegeven de ontwikkelingen in de digitale overheid;
- Zorg voor continuïteit en implementatie, inclusief financiering, van meerjarige programma’s en zoveel mogelijk standaardisatie in het duurzaam digitaal informatiebeheer.
De Erfgoedinspectie doet ook aanbevelingen aan de chief information officers van de ministeries. Bijvoorbeeld om samen te werken aan de verdere ontwikkeling van duurzame digitale toegankelijkheid en te streven naar zo veel mogelijk standaardisatie.
Het rapport is door minister Slob aangeboden aan de Tweede Kamer. Een inhoudelijke reactie*) op het rapport komt naar verwachting voor de zomer.
*) 11 juni 2018
De minister heeft inmiddels, mede namens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, een inhoudelijke brief aan de Tweede Kamer gestuurd met voorstellen over de aanpassing van de Archiefwet.