Archiefbescheiden, wat zijn dat?
Volgens de Archiefwet art.1 zijn archiefbescheiden “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”.
Iedereen heeft wel ongeveer een beeld van wat archiefbescheiden zijn. Maar als het aankomt op uitvoering van de Archiefwet blijken er in de praktijk onduidelijkheden te bestaan. In het algemeen wordt vaak aangenomen dat het alleen gaat om papieren stukken van lang geleden: dat klopt niet. Hieronder staat daarom een toelichting op de definitie uit de Archiefwet over archiefbescheiden.
Wat betekent ‘ongeacht hun vorm’?
De Archiefwet art. 1 c, onder 1 spreekt van “bescheiden, ongeacht hun vorm”. Daarmee wordt bedoeld dat ook andere vormen dan vastlegging op papier als archiefstuk in de zin van de Archiefwet aan te merken zijn. Een archiefstuk kan bijvoorbeeld de vorm hebben van een Word-document of PDF, maar ook een e-mail, video of (digitale) foto, een database, chatberichten zoals Whatsapp-berichten, Excel-spreadsheet met formules of rekenregels.
Uitspraken van de Raad van State over chatberichten
In maart 2019 bepaalde de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State dat sms’jes en WhatsApp-berichten op zowel zakelijke als privételefoons van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), als deze in het kader van het werk zijn verstuurd. Hiermee kreeg ook het archiveren van deze berichten meer aandacht. In een nieuwe uitspraak op 21 oktober 2020 heeft de Raad van State ook aandacht besteed aan de relatie tot de Archiefwet. De Raad heeft bevestigd dat sms- en Whatsapp-berichten, die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, naast de Wob ook onder de reikwijdte van de Archiefwet vallen. De uitspraak verandert de reikwijdte van de Archiefwet niet. Chatberichten die als archiefbescheiden moeten worden aangemerkt, worden bewaard en vernietigd conform deze wet. Hoe organisaties hier uitvoering aan kunnen geven wordt bijvoorbeeld toegelicht in het informatieblad archiveren van chatberichten van het Nationaal Archief.
Wat betekent ‘naar hun aard bestemd daaronder te berusten’?
Bij archiefbescheiden gaat het om informatie die is gebonden aan de werkprocessen van het overheidsorgaan. De woorden „naar hun aard” zijn aan de definitie toegevoegd om aan te geven dat een stuk niet willekeurig tot archiefstuk kan worden bestempeld, maar dat dat moet blijken uit “de aard”, de rol van het stuk zelf. Een archiefstuk kan daarom zeker ook informatie zijn die niet is geregistreerd of gearchiveerd, zoals een e-mail, gerelateerd aan het werk, die te vinden is in een persoonlijke e-mailbox.
Overheidsorganisaties en archiefbescheiden
Het is van groot belang dat overheidsorganisaties nagaan welke informatie als archiefbescheiden beheerd moet worden. Archiefwettelijke eisen rond duurzaamheid en overzicht hebben weinig zin als bepaalde archiefbescheiden bij organisaties uit het vizier zijn.
De Inspectie heeft verschillende keren over het begrip ‘archiefbescheiden’ gerapporteerd bijvoorbeeld in: