Archiefregeling

De Archiefregeling bestaat uit acht hoofdstukken:

1. Algemeen
2. Duurzaamheid archiefbescheiden
3. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten
5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefruimten
6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen
7. Ontheffingen
8. Slot- en overgangsbepalingen

Ook is er een uitgebreide toelichting.

Duurzaamheid archiefbescheiden

Hoofdstuk 2 in de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan. De genoemde regeling geeft aan welke maatregelen u moet nemen om aan deze eis te voldoen. U bent bijvoorbeeld verplicht om papier, inkt, microfilms, mappen, dozen en snelhechters van een bepaalde kwaliteit te gebruiken.

Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Hoofdstuk 3 is een uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995. In paragraaf 1 staan de eisen die gelden voor alle blijvend te bewaren archiefbescheiden. In paragraaf 2 staan de bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden. Alle eisen gaan over de ordening en toegankelijkheid.

In dit hoofdstuk staan eisen aan de goede en geordende toegankelijke staat, bijvoorbeeld:

• elke overheidsorganisatie zorgt dat zijn archiefbeheer voldoet aan toetsbare eisen van het kwaliteitssysteem dat hij gebruikt;
• elke overheidsorganisatie legt een zogeheten metagegevensschema vast;
• elke overheidsorganisatie zorgt dat van de digitale archiefbescheiden ook gedrag is vast te stellen (hoe houdt het stuk zich bij raadpleging/gebruik ervan).

Daarnaast zijn er eisen aan echtheid en vindbaarheid en leesbaarheid. Dat vraagt onder meer:

• een overzicht van alle archiefbescheiden en archiefbestanden;
• registratie van metadata.

Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

De hoofdstukken 4, 5 en 6 zijn gebaseerd op artikel 13 van het Archiefbesluit 1995.

Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag. Daar blijven de stukken in principe voor eeuwig bewaard. Daarom stelt de regeling zwaardere eisen aan een archiefbewaarplaats dan aan een archiefruimte.

De regeling stelt op de volgende gebieden eisen aan archiefruimten:

• situering
• constructie
• brandveiligheid en brandpreventie
• preventie van wateroverlast
• inbraakpreventie
• klimaat
• inrichting

Ministeries, Hoge Colleges van Staat, zelfstandige bestuursorganen en organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie moeten een archiefruimte hebben. Daarop zijn alleen de artikelen 27 tot en met 46 van de regeling en de overgangs- en slotbepalingen van de Archiefregeling van toepassing.