Iedereen stelt andere eisen aan de documentaire informatievoorziening. Een manager van een overheidsorgaan wil zich bijvoorbeeld snel en met de juiste stukken kunnen verantwoorden. Maar hij vindt ook dat beheer van semi-statische archieven niet teveel mag kosten.
De wetgever stelt dat diezelfde manager stukken niet zomaar mag vernietigen en dat het overheidsorgaan een goede archiefruimte moet hebben. In een systeem van kwaliteitszorg geeft u al die eisen aan het archiefbeheer een plaats. Door uw archiefbeheer regelmatig te controleren, weet u of u aan de wettelijke vereisten voldoet, maar ook of de informatievoorziening de taken en doelen van uw organisatie zo goed mogelijk ondersteunt. Aan de hand van de controleresultaten kunt u werken aan een verbetering van de informatievoorziening.
Wettelijke eisen aan het kwaliteitssysteem
De Archiefregeling (artikel 16) stelt dat de zorgdrager zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Toetsbare normen
Elke organisatie stelt kwaliteitseisen aan archieven en aan de informatiehuishouding. Vaak zijn deze indirect en liggen ze niet vast. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare normen, worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met wet- en regelgeving en de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie.
Kwaliteitssysteem
Een kwaliteitssysteem is een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten. Een proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Om dit proces te sturen en om medewerkers te betrekken worden regelmatig audits en of zelfevaluaties gehouden, waarin auditors een uitspraak doen over de kwaliteit en over de realisatie van geplande verbeteringen. In veel organisaties, zowel in de private als de publieke sector, wordt met kwaliteitssystemen gewerkt. Sommige bedrijven en instellingen zijn verplicht om gecertificeerd te worden. In de gezondheidszorg komt dit veel voor. Andere organisaties hanteren uit eigen motivatie een kwaliteitssysteem. Bijvoorbeeld om concurrerend en alert te blijven of om er zeker van te zijn dat aan de eigen behoeften en de wet- en regelgeving wordt voldaan.
Informatiehuishouding en kwaliteitssysteem
Tegenwoordig zijn kwaliteitssystemen van toepassing op alle bedrijfsprocessen, inclusief, en niet in de laatste plaats, op de ondersteunende processen. Veel organisaties gebruiken bestaande systemen en methodieken; een voorbeeld hiervan is het INK-managementsmodel www.ink.nl. De informatiehuishouding en het archief horen integraal onderdeel uit te maken van een dergelijk integraal kwaliteitssysteem. Met duidelijke en toetsbare normen.
In sommige gevallen en situaties, bijvoorbeeld gedurende een digitaliseringtraject of vanuit een achterstandssituatie, wordt soms een specifiek op de informatiehuishouding gericht kwaliteitssysteem ingezet. Een belangrijk hulpmiddel voor het formuleren van een normenkader is de NEN-ISO 15489-1, eventueel aangevuld met standaarden voor kwaliteitsmanagement, zoals uit de ISO 9000-serie.