De Inspectie heeft de afgelopen jaren inspecties uitgevoerd binnen het thema duurzame digitale toegankelijkheid, een alomvattend begrip. De grondslag voor dit thema is artikel 3 van de Archiefwet 1995: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Wat is duurzame digitale toegankelijkheid
Wat moeten we eigenlijk onder duurzame digitale toegankelijkheid verstaan? In het kort komt het er op neer dat overheidsinformatie gedurende de bewaartermijn op een goede manier moet kunnen worden bewaard en dat we de informatie in die tijd ook terug moeten kunnen vinden.
Een preciezere definitie is als volgt:
- Overheidsinformatie moet voor een bepaalde, in een selectielijst opgenomen termijn, in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard;
- De bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van specifieke wetgeving en/of in een afweging van belangen, waaronder privacy/persoonsgegevens, financiële en beleidsverantwoording en cultuurhistorische en wetenschappelijke waarde. De bewaartermijn kan variëren van kort tot lang en tot blijvend bewaren;
- Gedurende de bewaartermijn moet digitale overheidsinformatie toegankelijk, vindbaar en in contextuele samenhang raadpleegbaar zijn;
- Daarbij moet het zeker zijn dat de informatie juist, volledig en authentiek en leesbaar is, ook in de toekomst en onafhankelijk van het gebruikte bestandsformaat.
Deze eisen voor toegankelijke overheidsinformatie kunnen worden samengevat onder de noemer ‘duurzaam digitaal informatiebeheer’.
In een digitaal systeem waarin overheidsinformatie wordt opgeslagen en bewaard, moeten specificaties voor duurzaam digitaal informatiebeheer worden toegepast. Dit geldt zowel voor bedrijfssystemen en –applicaties als voor de gespecialiseerde document management systemen (DMS).
Waarom duurzame digitale toegankelijkheid?
Overheidsinformatie moet duurzaam toegankelijk zijn in verband met:
- Een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering;
- De verantwoordingsfunctie van de overheid;
- Het cultureel erfgoed.
Rapporten
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft de volgende rapporten uitgebracht binnen dit thema:
