Een bestandsoverzicht is een document dat beschrijft welke archiefbestanddelen uw organisatie beheert en waar deze zijn.
Wettelijke eisen bestandsoverzicht
De wettelijke grondslag voor de verplichting bestandsoverzichten te maken, vormen artikel 3 van de Archiefwet 1995 en artikel 18 van de Archiefregeling.
'De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur' (art. 18.1 Archiefregeling).
Waarom is een bestandsoverzicht belangrijk?
Zonder bestandsoverzichten geen verantwoord informatiebeheer. U heeft ze nodig:
- om te weten over welke zaken en onderwerpen uw organisatie overheidsinformatie beheert;
- om te weten waar de bestanddelen zijn. Hierdoor hoeven medewerkers niet onnodig lang naar informatie te zoeken en verliest u bestanddelen niet uit het oog;
- om nieuwe collega's snel hun weg te laten vinden bij het zoeken naar informatie.
Welke minimumeisen gelden voor een bestandsoverzicht?
- een bestandsoverzicht is van toepassing op de totale organisatie. Ook zelfstandige organisatieonderdelen vallen hieronder, zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren;
- een bestandsoverzicht moet volledig zijn. Zowel de papieren archiefbestanddelen als de digitale overheidsinformatie, alsmede bestanddelen op andere dragers moeten hierin opgenomen zijn;
- een bestandsoverzicht moet actueel zijn. Nieuw gevormde informatie moet bij het ontstaan aan het overzicht worden toegevoegd;
- de werkarchieven moeten deel uitmaken van een bestandsoverzicht.
Stappenplan bestandsoverzicht
Stap 1: Inventariseer en beschrijf de archiefbestanddelen.
Als eerste stelt u een overzicht op van alle afdelingen en onderdelen van de organisatie. U onderzoekt alle afdelingen uit het overzicht, zowel de beleids-, de uitvoerende, de ondersteunende afdelingen en projectorganisaties. Ga na welke overheidsinformatie elke afdeling beheert en beschrijf deze.
Welke elementen neemt u op in de beschrijving?
- De naam van de vormer (bijvoorbeeld afdeling personeelszaken; afdeling vergunningen; projectorganisatie X);
- De naam van het werkproces (bijvoorbeeld het verzorgen van de personeelsadministratie; het verlenen van vergunningen);
- De naam van het bestanddeel (bijvoorbeeld personeelsdossiers; vergunningen; beleidsplan; project X);
- De locatie van het bestanddeel.
Verder kunt u de volgende elementen opnemen:
- De omvang van het archiefbestanddeel in strekkende meters;
- De periode die het archiefbestanddeel bestrijkt;
- De bewaartermijn van het archiefbestanddeel (op basis van de selectielijst);
- De medewerker die verantwoordelijk is voor het archiefbestanddeel;
- De eventuele toegang (bijvoorbeeld namenindex; dossierinventaris).
TIP: voor het beschrijven van de archiefbestanddelen kunt u het beste een sjabloon maken. U noteert de gegevens dan steeds in dezelfde volgorde en ziet niets over het hoofd. Bovendien maakt het werken met een sjabloon het gemakkelijker om meerdere medewerkers voor de klus in te schakelen.
RESULTAAT: een lijst van alle archiefbestanddelen die de organisatie beheert.
Stap 2: Inventariseer de digitale systemen waarin zich archiefbescheiden bevinden.
U gaat in principe op dezelfde wijze te werk als bij het beschrijven van de papieren bestanddelen maar u gaat nu na welke digitale systemen elke afdeling gebruikt èn of in die systemen archiefbescheiden zitten. Welk werkproces heeft welke digitale overheidsinformatie voortgebracht? Houd de beschrijving globaal, beschrijf niet alle digitale documenten die er vanwege een bepaald werkproces zijn opgemaakt. Vergeet niet te vragen of bij het werkproces ook e-mail wordt gebruikt.
Voorbeelden zijn systemen voor het afhandelen van vergunningen, van beroep- of bezwaarschriften, het verlenen van subsidies enzovoort. Verder kunnen tekstbestanden die op de gemeenschappelijke schijf zijn opgeslagen archiefbescheiden zijn. U neemt alleen digitale systemen in het overzicht op die archiefbescheiden bevatten en als het digitale document leidend is. Met andere woorden, als het digitale document de originele versie is en een eventuele papieren versie alleen een kopie is.
Welke elementen neemt u op in de beschrijving?
- De naam van de archiefvormer (bijvoorbeeld afdeling vergunningen; afdeling personeelszaken projectorganisaties);
- De naam van het werkproces waarbinnen het digitale systeem wordt gebruikt (bijvoorbeeld het verlenen van vergunningen; het verzorgen van de personeelsadministratie);
- De naam van het digitale systeem (bijvoorbeeld Vergunningenregister; p-dossiers; uitvoering van regeling x);
- De naam van de gebruikte applicatie (bijvoorbeeld Access, Excel, Word, Outlook ).
Verder kunt u de volgende elementen opnemen:
- De bewaartermijn van de overheidsinformatie in het digitale systeem (op basis van de selectielijst);
- De periode die de overheidsinformatie in het digitale systeem bestrijkt;
- De medewerker die verantwoordelijk is voor het digitale systeem;
- De eventuele toegang (bijvoorbeeld namenindex).
TIP: voor het beschrijven van de digitale systemen kunt u ook het beste een sjabloon gebruiken (zie de 'TIP' hierboven).
RESULTAAT: een lijst van alle digitale systemen die archiefbescheiden bevatten.
Stap 3: Orden de beschrijvingen van de archiefbestanddelen en de digitale systemen volgens de ordeningsstructuur in een logische samenhang.
U kunt de beschrijvingen van de archiefbestanddelen en de digitale systemen bijvoorbeeld ordenen op afdeling, op werkproces, op medewerker of op naam van het archiefbestanddeel. U kiest voor de ordening die het beste past bij (de archiefvorming binnen) uw organisatie en die het archief het beste toegankelijk maakt.
RESULTAAT: een logisch samenhangend overzicht van alle archiefbestanddelen en digitale systemen.