Beheersregels regelen binnen uw organisatie het beheer van overheidsinformatie. Deze regels gaan ten minste over de verantwoordelijkheid voor de wettelijke beheerstaken. Hieronder vallen registratie en ordening, selectie en vernietiging, raadpleging en overbrenging van overheidsinformatie. De beheersregels zijn vastgelegd in een document.
Wettelijke eisen archiefbeheersregels
Ministeries, Hoge Colleges van Staat, Zelfstandige Bestuursorganen en organen van de Publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie zijn verplicht archiefbeheersregels op te stellen. In de Archiefwetgeving is het beheer van archieven op hoofdlijnen geregeld. Deze verplichting staat omschreven in artikel 14 van het Archiefbesluit1995: 'De zorgdragers, genoemd in de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de wet, stellen ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vast'. Dit is het enige dat in de wetgeving is vastgelegd over archiefbeheersregels.
Overheidsorganisaties zijn verplicht om zelf gedetailleerde regels voor het archiefbeheer in de praktijk op te stellen.
Welke minimumeisen gelden voor archiefbeheersregels?
- In de beheersregels moeten alle verantwoordelijkheden rond het archiefbeheer archiefbeheer zijn vastgelegd;
- De beheersregels zijn van toepassing op alle onderdelen van de organisatie, inclusief zelfstandige organisatieonderdelen zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren;
- De beheersregels zijn voorzien van een toelichting;
- De beheersregels moeten worden aangepast bij veranderingen in de organisatie.
Hoe stel ik archiefbeheersregels op?
Archiefbeheersregels moeten bij de gehele organisatie bekend zijn en iedereen moet ze naleven. Daarom is het niet verstandig dat maar een klein groepje medewerkers zich met het opstellen van de regels bezighoudt. Want als de regels daarna worden ingevoerd, loopt u het risico dat niet iedereen zich kan vinden in de inhoud van die regels, of dat de regels direct in een la verdwijnen. Zorg bij het opstellen van archiefbeheersregels daarom voor voldoende draagvlak.
Zorg eerst voor een duidelijke opdracht van het bestuur van uw organisatie voordat u aan de slag gaat. Zo is ook de archiefwettelijke zorgdrager betrokken bij de regeling. Het draagvlak kunt u realiseren door een werkgroep samen te stellen waarin beleids- en ondersteunende medewerkers van verschillende afdelingen een plaats hebben. Daarnaast is het aan te bevelen juridische experts bij het werk te betrekken.
Nadat uw organisatie de archiefbeheersregels heeft vastgesteld, komt het erop aan dat de regels aan alle medewerkers worden uitgelegd. Alleen dan kunnen de regels daadwerkelijk nageleefd worden.
Overzicht archiefbeheersregelingen
Onderstaand overzicht geeft een aantal voorbeelden van archiefbeheersregels en is bedoeld om het maken van archiefbeheersregels door overheidsorganisaties te vergemakkelijken. Als u nog geen beheersregeling hebt of bezig bent met het opstellen van een regeling, kunt u bij een van de hier genoemde en gepubliceerde regelingen te rade gaan. Meer voorbeelden zijn te vinden op de wettenbank van Overheid.nl
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Regeling beheer archiefbescheiden
Ministerie van Financiën
Regeling Informatiehuishouding Financiën
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Waterstaat
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Regeling Informatiebeheer OCW 2013
Staatscourant: 2009, 47
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014
Staatscourant: 2014, 17938
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Beheersregels voor het archiefbeheer 2013
Staatscourant 2014, 2877
Belastingdienst
Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011
Staatscourant: 2011, 19115
Politie
Beheersregels voor de documentaire informatie
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Staatscourant:2014, 7398
Regels voor de documentaire informatievoorziening
Autoriteit Consument en Markt
Archiefbeheersregeling ACM 2013
Staatscourant: 2013, 9715