Wanneer overheidsinformatie wordt vernietigd moet dit gebeuren volgens de eisen van de Archiefwet. Naar aanleiding van vragen van geadopteerden heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzoek gedaan naar de vernietiging van adoptiedossiers van de Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden, voorheen de Directie Kinderbescherming. Dit is een onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Uit het onderzoek blijkt dat de vernietiging van deze dossiers onvoldoende zorgvuldig plaatsvond.
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt toezicht op de naleving van de Archiefwet. Deze wet stelt eisen aan het beheer van overheidsinformatie. De overheid moet deze informatie bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat. Vernietiging van informatie mag alleen plaatsvinden aan de hand van bewaartermijnen, die volgens een bepaalde procedure zijn vastgesteld.
Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft in 1983 en 1999 reeksen dossiers vernietigd. Het gaat om enkele duizenden dossiers die opgestart zijn van 1967 tot 1979. Een honderdtal dossiers uit deze periode is niet vernietigd, onduidelijk is wat hier de reden van is. Deze dossiers gingen over de beginseltoestemming aan aspirant adoptieouders en bevatten vooral gegevens van de aanvragers. Ook zaten in de dossiers gegevens over het inreizen van het geadopteerde kind. Hoe vaak deze gegevens voorkwamen in de dossiers is onduidelijk.
Uit het onderzoek blijkt dat de vernietiging van de dossiers niet plaatsvond volgens de Archiefwet. De bewaartermijn van vijf jaar, die als basis diende voor de vernietiging, is niet vastgesteld volgens de regels. Vanaf 1972 moest op grond van de Archiefwet bij het vaststellen van bewaartermijnen een bepaalde procedure worden gevolgd. In deze procedure wegen meerdere partijen verschillende belangen af voordat de bewaartermijnen worden vastgesteld.
Er is geen bewijs dat het ministerie van Justitie en Veiligheid deze procedure heeft gevolgd voor de bewaartermijn van vijf jaar. Dat was juist van waarde geweest: één van de belangen die werden meegenomen in de procedure was dat van de ‘recht- en bewijszoekende burger’. Dit belang is duidelijk relevant bij het bewaren van informatie over een adoptie. Er is echter niet aantoonbaar rekening mee gehouden.
De Inspectie heeft meer tekortkomingen geconstateerd. De registratie van adoptiedossiers was bijvoorbeeld gebrekkig. Het totaalbeeld is dat van een onzorgvuldig beheer.
Tijdens een inspectie in 1983 heeft de Rijksarchiefinspectie, de voorganger van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, geconstateerd dat er bij het ministerie van Justitie en Veiligheid al werd gewerkt met nog niet vastgestelde vernietigingslijsten. De Rijksarchiefinspectie heeft dit tijdelijk toegestaan. De bedoeling was namelijk dat de vernietigingslijsten snel zouden worden vastgesteld. Juist in dat jaar, 1983, zijn er adoptiedossiers vernietigd. De Inspectie betreurt dit.
Het is niet zeker of de bewaartermijn veranderd was in een langere bewaartermijn als hij vastgesteld was volgens de Archiefwet. In die periode werd het belang van inzage in adoptiedossiers op de lange termijn namelijk minder gezien.
De aanbevelingen die voortkomen uit dit onderzoek zijn gericht op een beter beheer van de bewaarde dossiers. Ook moeten de belangen van de burgers, die naar informatie over hun adoptie zoeken, meer aandacht krijgen. De aanbevelingen zijn gericht aan het ministerie van Justitie en Veiligheid en aan het Nationaal Archief.
Het rapport Vernietiging van adoptiedossiers. Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden, voorheen Directie Kinderbescherming is te downloaden als PDF.
Lees in het nieuwsbericht de reactie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en het Nationaal Archief.