Het archiveren van e-mails bij de overheid blijft kwetsbaar. Dit blijkt uit de extra monitorvragen die de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft gesteld aan de organisaties die onder haar toezicht staan. Deze publicatie E-mailarchivering gaat hier dieper op in.
De publicatie laat de resultaten zien van hoe 287 zorgdragers van de centrale overheid om gaan met de archiefwettelijke bepalingen. De vragen gaan over hoe deze organisaties nu hun e-mail archiveren. Maar ook over de implementatie van recent centraal ontwikkeld beleid voor e-mailarchivering. In de vorm van grafieken wordt met een korte analyse een toelichting gegeven op de antwoorden die door de organisaties zijn gegeven.
De uitkomsten in deze publicatie komen tot stand op basis van de antwoorden die de organisaties zelf hebben gegeven. Zij ontvangen iedere twee jaar de monitor vragenlijst van de Inspectie. Met deze monitor bevraagt de Inspectie alle zorgdragers van de centrale overheid over de invulling van de archiefwettelijke bepalingen. Deze vragen over e-mailarchivering zijn voor het eerst gesteld. Om die reden kon er geen vergelijking met voorgaande jaren worden gemaakt en is dit te zien als een nul-meting. De monitor is vooral bedoeld als instrument voor zelfevaluatie en is geen formele beoordeling van de Inspectie. Deze publicatie is een aanvulling op de onlangs gepubliceerde Benchmark overheidsinformatie 2021-2022.
De Inspectie vindt de duurzame toegankelijkheid van e-mail van groot belang en zal de beleidsvorming rondom e-mailarchivering daarom de komende tijd nauwlettend volgen. In een verdiepend onderzoek naar e-mailarchivering zal de Inspectie bepaalde resultaten uit de monitor verifiëren.
Ga voor de publicatie die als PDF is te downloaden naar: https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/publicatie/2022/12/19/e-mailarchivering-monitor-overheidsinformatie-2021-2022