Dit is de titel van het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over het registreren van de rijkscollectie door museale beheerders. De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft het rapport met haar reactie aangeboden aan de Tweede Kamer.
De meeste van de 37 museale beheerders hebben op één of enkele onderdelen achterstanden in het registreren van hun collectie of in het controleren van geregistreerde gegevens. Dit blijkt uit het onderzoek van de Inspectie. De aard en omvang van de achterstanden verschillen per beheerder.
Een veel voorkomende achterstand betreft het registreren van de fysieke staat (de materiële conditie) van de beheerde cultuurgoederen. Dit kan betekenen dat informatie ontbreekt die bijdraagt aan een effectieve uitvoering van de behoudstaak van de collectie. De geregistreerde actuele conditie van cultuurgoederen is immers een belangrijke indicatie om te beoordelen of de bewaaromstandigheden voor de collectie toereikend zijn of verbetering behoeven.
Andere noemenswaardige achterstanden betreffen nog ongeregistreerde en globaal geregistreerde collectie en het doen van onderzoek naar collectie waarvan de actuele standplaats niet bekend is. Ook is er een achterstand in het volledig aansluiten van collectieregistraties op de database Collectie Nederland, de centrale registratie van de rijkscollectie van de minister van OCW.
Museale beheerders voldoen nog niet aan onderdelen van de norm voor het registreren van de rijkscollectie die met het van kracht worden van de Erfgoedwet in 2016 zijn aangescherpt. Dit geldt voor de registratie van de fysieke staat en het volledig aansluiten van de collectieregistratie op de database Collectie Nederland.
Ook blijkt dat achterstanden een gevolg zijn van gestelde prioriteiten in het beheer, waarbij de beschikbare personele capaciteit en kennis een rol speelt. Dit doet zich voor bij het onderzoek naar langdurig vermiste collectie en bij het gedetailleerder registreren van voornamelijk archief- en wetenschappelijke collecties die nu globaal zijn geregistreerd.
De beheerders onderkennen de problematiek en treffen maatregelen die bijdragen aan een meer actuele en effectieve registratie van de rijkscollectie.
In haar reactie op het rapport wijst de staatssecretaris van OCW op de maatregelen die de individuele museale beheerders treffen om achterstanden weg te nemen waarvan de Inspectie hen in kennis heeft gesteld. De maatregelen geven vertrouwen en de Inspectie ziet toe op de realisatie van de beoogde verbeteringen. Ook geeft de staatssecretaris in haar reactie het belang weer van de digitalisering van de rijkscollectie en het toegankelijk maken via online platforms. Ze betrekt de praktische uitvoerbaarheid van een volledige aansluiting van collectieregistraties op de database Collectie Nederland bij de evaluatie van de Erfgoedwet (2022).
Het rapport 'Naar een verbeterde registratie van de rijkscollectie' is te downloaden als PDF-publicatie op de website van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.