Ministerie van Algemene Zaken moet chatberichten beter archiveren

Aanleiding  was het signaal in de media dat de minister-president chatberichten van zijn telefoon verwijderde.

Het onderzoek wijst uit dat bij Algemene Zaken (AZ) minder berichten werden gearchiveerd dan zou moeten. Ook de chatberichten van de minister-president zijn onvoldoende gearchiveerd. Dat komt vooral omdat zijn ambtenaren, die verantwoordelijk zijn voor het opslaan van de chatberichten van de minister-president, zich baseerden op een rijksbrede Instructie bewaren chatberichten die niet in lijn blijkt met de Archiefwet. Ook moet er betere afspraken gemaakt worden over het archiveren van chatberichten van de minister-president en meer sturen op archivering. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) moet de instructie aanpassen.

Overigens is Algemene Zaken niet het enige departement dat chatberichten beter moet archiveren. Alle ministeries zoeken hiervoor nog naar een goede oplossing. Bovendien veronderstellen veel organisaties binnen de Rijksoverheid een zekere interpretatieruimte te hebben om te bepalen wat wel en niet gearchiveerd moet worden. Daarom is een aanbeveling gedaan aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) om te verduidelijken wat precies onder de Archiefwet valt.

Het rapport is aangeboden aan AZ, die het met reactie op 3 oktober jl. heeft doorgestuurd aan de Tweede Kamer. Omdat in het rapport ook aanbevelingen staan voor de bewindspersonen van BZK en OCW, is het rapport aan hen aangeboden. Zij hebben aangegeven op later moment met een reactie te komen. De Inspectie zal bij het ministerie van AZ over een half jaar informeren naar de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen.

Het rapport De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken over de naleving van de Archiefwet is te downloaden als PDF.

De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken