Inspectie e-mailarchivering bij de centrale overheid

E-mail is het voornaamste schriftelijke communicatiemiddel binnen de overheid en is daarnaast belangrijk voor het afleggen van verantwoording over overheidshandelen. Na eerdere inspecties concludeerde de Inspectie dat er bij overheidsorganisaties vaak wel afspraken zijn over het opslaan van e-mail in daarvoor geschikte systemen. Maar het opslaan van e-mail is in de praktijk problematisch. De afgelopen jaren vonden er bij de overheid ook enkele incidenten plaats waarbij e-mail berichten waren verdwenen. Om dit tegen te gaan is een oplossing gezocht in de zogeheten capstone-methodiek. Deze methodiek houdt in het kort in dat alle e-mail van ambtenaren voor 10 jaar wordt veiliggesteld. De ambtenaar heeft voor dat gebeurt de tijd om e-mail te vernietigen. De e-mail van zogeheten sleutelfiguren wordt na 10 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De overige e-mail wordt dan vernietigd. Voor de methodiek bestaat een werkwijze die organisaties handvatten geeft. 
De Inspectie reageerde in 2019 op de pilot van de werkwijze met onder andere een waarschuwing dat de duurzame toegankelijkheid van e-mail niet geborgd was. Er is een risico dat e-mail niet in samenhang kan worden gebracht met de overige informatie uit de processen waar de e-mail betrekking op heeft. 

Deze risico’s ziet de Inspectie nog steeds. Omdat de capstone-methodiek nog in de implementatiefase is, zal de inspectie gefaseerd plaatsvinden. Eerst zal de Inspectie de stand van zaken van e-mailarchivering bij de centrale overheid in kaart brengen. In de tweede fase zal de Inspectie onder meer aandacht besteden aan de implementatie van de capstone methode waarbij deze wordt vergeleken met handmatige archivering van e-mail.

Het inspectierapport over de eerste fase wordt afgerond in het tweede kwartaal van 2022 en zal worden aangeboden aan de Tweede Kamer. Daarna wordt het rapport openbaar gemaakt op de website van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.