Inspectie onderzoekt achterstanden in overbrenging archieven
Overheidsorganisaties moeten informatie die permanent bewaard moet worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Zo kan iedereen die informatie raadplegen. In de praktijk wordt informatie echter niet altijd op tijd overgebracht. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed gaat daarom onderzoek doen naar de achterstanden in de overbrenging van papieren en digitale archieven.
Achterstanden
Informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard. In de monitor Overheidsinformatie 2023-2024 gaven organisaties van de centrale overheid onder meer aan dat zij achterstanden hebben in de vernietiging, overbrenging en in het duurzaam toegankelijk maken en houden van analoge en digitale informatie.
Onderzoek naar overbrenging
Met haar onderzoek wil de Inspectie onder meer de aard en de omvang van de achterstanden in kaart brengen. Meer inzicht in problematiek helpt de Inspectie gerichtere interventies uit te voeren. De Inspectie gaat na welke knelpunten ertoe leiden dat informatie niet tijdig wordt overgebracht. Zij kijkt hierbij ook naar de gevolgen die dit heeft voor de toegankelijkheid van informatie voor burgers.
Ook onderzoekt de Inspectie of en hoe de voorgenomen verkorting van de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet van 20 naar 10 jaar leidt tot grotere achterstanden. Dit vraagt van organisaties onder andere om aanpassingen in hun huidige overbrengingsproces.
Om een goed beeld te krijgen van de achterstanden onderzoekt de Inspectie onder meer ministeries, Hoge Colleges van Staat en de rechterlijke macht. Zij moeten informatie overbrengen. Ook betrekt zij het Nationaal Archief, de Regionaal Historische Centra en de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding bij haar onderzoek. Zij hebben een rol in de bewerking en bewaring van archieven.
Het onderzoek leidt tot een rapport met aanbevelingen dat eind 2025 gepubliceerd wordt.