Monitor overheidsinformatie 2023-2024 gepubliceerd
Weten overheidsorganisaties over welke informatie zij beschikken? Gebruiken zij metadata om informatie makkelijker terug te kunnen vinden? Hebben zij goed geregeld welke informatie zij vernietigen of blijvend bewaren? En beschikken zij over voldoende deskundig personeel om hun informatiebeheer in goede banen te leiden? Deze en andere vragen worden beantwoord in de Monitor Overheidsinformatie 2023-2024 van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
Over de monitor
Goed informatiebeheer is van cruciaal belang voor de overheid. Wil de overheid goed kunnen functioneren en verantwoording kunnen afleggen dan moet overheidsinformatie vindbaar, volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk zijn. De Archiefwet stelt hier eisen aan.
Via de monitor, een zelfevaluatietool, vraagt de Inspectie aan overheidsorganisaties hoe zij hun informatie beheren. Dan gaat het onder meer om ministeries en hun organisatieonderdelen (directies, uitvoeringsorganisaties, etc), rechterlijke organisaties en zelfstandige bestuursorganen. De vragen in de monitor hebben onder andere betrekking op beleid, overzicht, context, bewaren en vernietigen, veiligheid en duurzaamheid. De monitor geeft organisaties inzicht in hoe zij ervoor staan op deze punten. De Inspectie gebruikt de uitkomsten onder andere als basis voor haar risicoanalyse, waarmee zij keuzes maakt voor toekomstige inspecties. Opvallende thema’s uit de monitor krijgen van de Inspectie extra aandacht, bijvoorbeeld achterstanden in overbrenging en kwaliteitssystemen.
Een greep uit de resultaten
In 2024 hebben 287 organisaties van de centrale overheid de monitor van de Inspectie ingevuld. Het merendeel (62%) geeft daarbij aan een actueel en compleet overzicht te hebben van waar informatie zich bevindt. Daarnaast geeft 61% van de organisaties aan één vastgestelde selectielijst en 31% meerdere vastgestelde selectielijsten te hebben. In een selectielijst wordt vastgelegd of en hoe lang informatie bewaard moet blijven. Verder geeft 66% van de organisaties aan voldoende capaciteit te hebben om de dagelijkse archiefbeheertaken te vervullen.
In de monitor overheidsinformatie 2023-2024 was er ook speciale aandacht voor e-mailarchivering bij overheidsorganisaties. De eerder gepubliceerde ‘E-mailarchivering monitor overheidsinformatie 2023-2024’ gaat hier dieper op in.