Inspectieonderzoek archivering van keteninformatie bij de overheid
Momenteel voert de Erfgoedinspectie samen met de Provincie Noord-Brabant en het stadsarchief Rotterdam een inspectieonderzoek uit naar ketenarchivering.
Het doel van de inspectie is om goed inzicht te krijgen in de manier waarop informatie in ketens bij de overheid gedeeld en beheerd wordt. Samen willen we vaststellen wat goed gaat en wat beter moet.
Overheden voeren steeds meer taken uit in samenwerking met andere organisaties. Daarbij maken ze ook steeds meer gebruik van keteninformatisering. Ze archiveren in ketens, zonder dat helder is wie verantwoordelijk is voor het beheer, de vernietiging en de overbrenging van de informatie. Het is ook lang niet altijd helder te definiëren welke informatie in die digitale ketens de archiefstukken zijn (en welke niet). Deze tekortkomingen zijn door de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar bestuur geconstateerd in het rapport Het puberbrein van de overheid. Informatiebeheer in ketensamenwerking (april 2016).
In de eerste fase inspecteren de Erfgoedinspectie, de provincie Noord-Brabant en het stadsarchief Rotterdam de archivering in de keten: Het verlenen van een omgevingsvergunning. Bij het verlenen van zo’n vergunning wordt particulieren en bedrijven online een centraal digitaal loket (Omgevingsloket) geboden waarin zij een aanvraag voor een omgevingsvergunning of watervergunning kunnen indienen of een melding kunnen doen. Vanuit het Omgevingsloket wordt de aanvraag of melding daarna doorgestuurd naar het bevoegd gezag (gemeente, waterschap, provincie of ministerie) waar de vergunningverlening en archivering plaats vindt.
Vanaf volgend jaar onderzoeken de inspectie nog een aantal andere ketens, waarbij we bij opnieuw bij overheidsorganisaties op rijks- en lokaal niveau onderzoek zullen doen. Daarna presenteren de Erfgoedinspectie, de provincie Noord-Brabant en het stadsarchief Rotterdam een overkoepelend rapport waarin de bevindingen zijn samengevat en waarin aanbevelingen worden gedaan.
