BLOG: Met een goede informatiehuishouding voorkom je heel wat

Nieuwsbericht | 21-03-2022 | 10:10

Het afgelopen jaar ontstond er weer ophef over bepaalde kwesties rond de toeslagenaffaire. We zagen een verband met onze bevindingen. Het komt namelijk steeds neer op gebrekkig informatiebeheer zoals:

• Te lang of te kort bewaren van overheidsinformatie;
• Onvindbaarheid van overheidsinformatie;
• Versnipperde overheidsinformatie.

Daarom brengt de Inspectie in deze blog het onderwerp opnieuw onder de aandacht en bespreekt hier een paar van de kwesties.

Te lang of te kort bewaren van overheidsinformatie

Als er iets aan de hand is met het archief van de overheid gaat het er vaak om dat informatie te vroeg is vernietigd of te lang is bewaard. Dat speelde ook bij de Belastingdienst, constateerde de Inspectie in haar rapport. Het onderwerp kwam weer ter sprake naar aanleiding van het gebruik van de Fraude Signalering Voorziening (FSV) van de Belastingdienst. Daarover verschenen meerdere rapporten, onder andere het rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) over de verwerking van persoonsgegevens in FSV. Voor het bestrijden van fraude hield de Belastingdienst vanaf 2013 gegevens over burgers bij in deze applicatie. Een van de conclusies van de AP was dat deze informatie te lang werd bewaard. Eenmaal geregistreerde gegevens werden niet gewist. Vernietigen uit de applicatie was niet mogelijk, hiervoor moest een speciale voorziening worden gebouwd.

De Belastingdienst hield zich hier niet aan de eisen voor het bewaren en vernietigen van dit soort gegevens. Wat zijn deze eisen? Bewaren en vernietigen van overheidsinformatie mag uitsluitend plaatsvinden op basis van de bewaartermijnen die zijn vastgesteld in een selectielijst. Als een bewaartermijn voorbij is moeten de data worden vernietigd. Dat kan alleen maar als een organisatie haar systemen zo heeft ingericht dat vernietiging ook daadwerkelijk mogelijk is. Dit lijkt een open deur, maar systemen worden wel eens gebouwd en in gebruik genomen zonder dat hierover is nagedacht. En als het wel in beeld is, is er niet altijd genoeg aandacht en geld voor. Het achteraf inbouwen van een vernietigingsmogelijkheid is dan ingrijpend. In ons rapport over de informatiehuishouding van Toeslagen gaven we aan dat er nog een hoop moet gebeuren om vernietiging in te regelen. FSV is daar één voorbeeld van, een voorbeeld dat aantoont hoe groot de maatschappelijke consequenties kunnen zijn.

Bewaren en vernietigen van overheidsinformatie mag uitsluitend plaatsvinden op basis van de bewaartermijnen die zijn vastgesteld in een selectielijst.

Maar ook het tegenovergestelde komt voor: informatie die te vroeg vernietigd wordt, namelijk vóór de vastgestelde bewaartermijn. Zo zijn ongeveer 9000 papieren dossiers van Toeslagen voortijdig vernietigd. Niet met opzet, volgens onze bevindingen, maar domweg door gebreken in het informatiebeheer.

Onvindbaarheid van overheidsinformatie

Bij incidenten rond overheidsinformatie komt het ook voor dat een document kwijt is. Als het toch wordt teruggevonden, na de nodige maatschappelijke ophef, blijkt het bijvoorbeeld uitsluitend in het persoonlijke domein van een ambtenaar te zijn bewaard. Dit was aan de hand met het zogeheten ‘memo Palmen’. Het belang van dit memo uit 2017 is uitgebreid in de maatschappelijke discussie ter sprake gekomen. Eind september overhandigde de staatssecretaris van Financiën het rapport van PricewaterhouseCoopers (PwC), Reconstructie en tijdlijn van het 'memo-Palmen', aan de Tweede Kamer.

De Inspectie houdt niet van koffiedik kijken. Maar toch waagt ze zich aan de gedachte dat het onderzoek van PwC niet nodig was geweest als er destijds bij Toeslagen enkele simpele handelingen waren verricht. De Inspectie heeft namelijk geconstateerd dat informatie van het management team (MT) overleg  van directie Toeslagen in principe eenvoudig terug te vinden is, omdat deze informatie in een map bij elkaar staat. Voorwaarde voor het terugvinden van de informatie is uiteraard dat de relevante stukken in die map zijn opgeslagen. Het bewuste memo is daar echter niet te vinden. Het memo is wel te vinden in de e-mailboxen van enkele MT-leden. Het is op een MT-dag besproken en kort voor dit overleg aangeleverd. Het is ten onrechte niet meegenomen in de reguliere opslag van MT-stukken.

Hier plaatsen we de kanttekening bij dat ook deze informatie langer is bewaard dan de vastgestelde bewaartermijn. De bewaartermijn had moeten worden gevolgd, of aangepast als hij te kort was gezien het belang van de informatie.

Versnipperde informatie

Tenslotte staan we stil bij een ander aspect van de problematiek rond het zoeken en vinden van overheidsinformatie. Door de digitalisering en de enorme toename van informatie verloopt dat steeds moeizamer. De staatssecretaris van Financiën zei in oktober 2021 dat de afhandeling van de toeslagenaffaire nog 'heel lang kon gaan duren'.

De Inspectie heeft vanuit het oogpunt van de informatiehuishouding onderzocht waarom het reconstrueren van ouderdossiers zo lang duurde. Aanvankelijk kwam namelijk het bericht dat het gemiddeld 400 uur duurde om een ouderdossier samen te stellen. Dit duurt ondertussen minder lang, maar nog steeds verhinderen onder meer de volgende factoren een snelle samenstelling:

• Er zijn veel bewijsstukken opgevraagd bij ouders. Er zijn dus veel stukken die betrekking hebben op een ouder.
• De informatie is versnipperd over een grote hoeveelheid deelprocessen en systemen, zelfs persoonlijke schijven.
• De systemen van Toeslagen zijn niet ontworpen om een persoonsdossier te genereren.
• Voor het zoeken in oudere systemen is specialistische kennis nodig.

Dat heet: overzicht hebben over je informatie - en dat ontbrak bij Toeslagen. 

Hoe zit het nu, mag een organisatie informatie dan niet op meerdere plekken bewaren? Natuurlijk wel. Maar het is dan wel de bedoeling om goed in beeld te hebben welke informatie waar te vinden is om er, binnen een redelijke termijn, weer bij te kunnen. Dat heet: overzicht hebben over je informatie - en dat ontbrak bij Toeslagen. De Inspectie is ervan overtuigd dat met een dergelijk overzicht ook de voortijdige vernietiging van de papieren dossiers voorkomen had kunnen worden.

Een dure les

De prioriteit lag de afgelopen jaren niet bij de informatiehuishouding.

Toeslagen heeft aan de Inspectie verteld dat de prioriteit de afgelopen jaren niet bij de informatiehuishouding lag. Dit is een uitleg die de Inspectie vaker hoort. Toeslagen heeft ook gezegd dat inrichten van een goede informatiehuishouding complex is en veel tijd kost. Dat klopt, het kost tijd, capaciteit en kennis. Maar toch: het bestuurlijk geheugen van een organisatie moet je organiseren. Achteraf puinruimen is een veel grotere opgave.